Wann möchten Sie Forderungen übergeben?
3 Schritte bis zum Forderungsupload: Online-Anmeldung ausfüllen und noch heute Forderungen übergeben.
Bei Delfinax müssen Sie nicht auf ein Angebot warten. Direkt nach der Online-Anmeldung können Sie Forderungen auf dem Mandantenportal hochladen.
Daten eingeben & Modul wählen
So einfach können Sie sich bei Delfinax anmelden
Für die Online-Anmeldung benötigen wir die Anschrift Ihres Unternehmens sowie einen Ansprechpartner, den wir nach der Vertragsschließung als Benutzer auf der Delfinax Cloud und dem Mandantenportal anlegen. Später können Sie jederzeit weitere Benutzer hinzufügen. Außerdem bitten wir Sie anzugeben, um welche Forderungsart (Warenlieferung / Mietvertrag/ etc.) es sich handelt und wie viele Forderungen Sie voraussichtlich circa monatlich oder einmalig an uns übergeben werden. Danach können Sie zwischen dem Standard oder Komfort Modul wählen und angeben, ob Sie unser kaufmännisches Mahnverfahren kostenfrei in Anspruch nehmen oder den Inkasso Prozess mit dem Versand der ersten Mahnung beginnen wollen. Eine Bestätigung der Anmeldung erhalten Sie direkt per E-Mail. Wir prüfen Ihre Daten und erstellen den Inkassovertrag innerhalb von einer Stunde während unserer Geschäftszeiten.
Wenn Sie sich für das Komfort Modul entschieden haben, bieten wir Ihnen nach der Online-Anmeldung ein Gespräch mit Ihrer Mandantenbetreuerin an, um Ihre Individualisierungswünsche durchzusprechen und letzte Fragen vor der Vertragsschließung zu klären. Sie können Ihre Verfügbarkeiten im Anmeldeformular angeben.
Wahl des Komfort Modul nur möglich
bei monatlicher Forderungsübergabe
Circaangabe voraussichtlicher monatlicher
oder einmaliger Forderungsübergabe
ausreichend
Inkassovertrag unterschreiben
Nach Prüfung Ihrer Daten
erhalten Sie einen Link zu Ihrem Inkassovertrag per E-Mail
Sobald Ihr Inkassovertrag fertig ist, erhalten Sie von Ihrer Mandantenbetreuerin eine E-Mail mit dem Link zum Inkassovertrag auf unserer Cloud. Sie können den Vertrag bequem digital unterschreiben und wieder auf der Cloud hochladen. Alternativ können Sie im Anmeldeformular auswählen, dass Sie den Inkassovertrag per Post erhalten möchten. Wenn Sie Fragen zum Vertrag haben, steht Ihnen ihre Mandantenbetreuerin selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Der Vertrag enthält alle relevanten Vereinbarungen zu den folgenden Punkten: Leistungsbestimmung, gerichtliche Maßnahmen, Abrechnung im Inkassobereich, Abrechnung bei Langzeitüberwachung titulierter Forderungen, Datenschutz und Haftung. Die im Vertrag enthaltenen Informationen können Sie auch auf der Inkasso Ablauf erklärt Seite nachlesen. Unsere (Service-) Leistungen und die Konditionen im Standard und Komfort Modul finden Sie übersichtlich zusammengefasst unter Konditionen auf einen Blick.
volle Transparenz: im Inkassovertrag steht alles, was Sie
über den Inkasso Prozess und die Zusammenarbeit mit
Delfinax wissen müssen
zum Schutz Ihrer Daten wird Ihnen der Vertrag
über unsere Cloud zur Verfügung gestellt
Forderungen online übergeben
Ganz einfach per Datei oder per Formular auf dem Mandantenportal hochladen
Nachdem Sie den Inkassovertrag unterschrieben haben, erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten zur Delfinax Cloud. Dort findet der gesamte Austausch während der Sachbearbeitung statt. Auf der Delfinax Cloud stellen wir Ihnen eine blanko Übergabeliste in CSV Format und eine Schritt-für-Schritt Anleitung für den Forderungsupload auf dem Mandantenportal zur Verfügung. Sofern Sie regelmäßig über 10 Forderungen an uns übergeben, empfehlen wir die Übergabe per Datei. Ansonsten können Sie das Formular auf dem Mandantenportal nutzen und Forderungen einzeln eintragen.
Komfort Kunden sollten vor dem ersten Forderungsupload je nach Option Auswahl Ihre Rechnungen hochladen bzw. die gewünschten Anpassungen in unseren Standardvorlagen vorgenommen haben, damit wir die Fälle nach dem Upload direkt individuell bearbeiten können.
Nachdem Sie die Übergabeliste ausgefüllt und ggf. Ihre Konfigurationen vorgenommen haben, geht Ihre Mandantenbetreuerin die Eingaben gemeinsam mit Ihnen durch. Danach erhalten Sie die Zugangsdaten für das Mandantenportal, auf dem Sie die Übergabeliste hochladen bzw. Ihre Daten in das Formular eintragen. Die Funktionsweise des Mandantenportals sehen Sie unten abgebildet.
wir erklären Ihnen genau wie es funktioniert:
Schritt-für-Schritt zum Forderungsupload
ab sofort Forderungen 24/7 übergeben:
egal wann, egal wie viele, egal wie oft
Forderungsübergabe per Datei
Übergabeliste ausfüllen
Übergabeliste in CSV Format auf der Delfinax Cloud herunterladen
Auf der Delfinax Cloud stellen wir Ihnen eine für Ihre Forderungsart passende Übergabeliste in CSV Format sowie eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit Eingabebeispielen und CSV Programmierungsanweisungen zum Download zur Verfügung. Die Übergabeliste enthält alle relevanten Spalten, die wir für die Bearbeitung Ihrer Fälle brauchen. Je nachdem ob es sich bei Ihren Forderungen um ein Einzelschuld- (z.B. Warenlieferung) oder Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietvertrag) handelt, müssen verschiedene Daten übermittelt werden. Hier abgebildet sehen Sie einen Ausschnitt der Liste für ein Einzelschuldverhältnis.
Am wichtigsten ist die korrekte Eingabe von Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Höhe der Hauptforderung, aber auch zusätzliche Bemerkungen zu den Vorgängen - wenn vorhanden - helfen unseren Mitarbeiterinnen dabei den Kunden während des Inkasso Prozesses individuell anzusprechen. Wenn Sie bereits Gebühren für eine Rücklastschrift, Zahlungserinnerung oder Mahnung erhoben oder vom Kunden eine Teilzahlung erhalten haben, tragen Sie diese ebenfalls ein.
Forderungsübergabe per Datei
Übergabeliste hochladen
Im Mandantenportal einloggen und Forderungsübergabe per Datei wählen
Die ausgefüllte Übergabeliste laden Sie im Mandantenportal unter Forderungsübergabe per Datei hoch. Dabei prüft das Portal die Liste automatisch auf Vollständigkeit. Sollten erforderliche Eingaben fehlen, wie zum Beispiel die Kundennummer, erhalten Sie eine Fehlermeldung und können die Liste entsprechend korrigieren. Den Upload können Sie danach in der Übergabehistorie nachvollziehen. So behalten Sie den Überblick darüber, wann Sie welche Forderungen an uns abgegeben haben.
Für jeden Kunden wird eine Akte erstellt, in der alle zu dem Kunden angegebenen Vorgänge zusammengefasst sind. Wenn Sie zukünftig neue Forderungen zu demselben Kunden abgeben, werden diese automatisch seiner Akte hinzugefügt.
Forderungsübergabe per Datei
Akten einsehen
Bearbeitungsstand nachvollziehen über die Aktenübersicht
Mit den von Ihnen eingereichten Kunden- und Vorgangsdaten (Name, Kundennummer, Belegnummer, etc.) können Sie jede Ihrer Akten in der Aktenübersicht finden. In der Akte ist aufgelistet, wie hoch die Gesamtforderung des Kunden ist, welche Gebühren erhoben und welche Zahlungen bereits geleistet worden sind. Außerdem können Sie in der Akte unsere Korrespondenz mit dem Kunden einsehen, wann zum Beispiel eine Mahnung versandt, eine SMS geschickt, ein Telefongespräch geführt oder eine Zahlung vereinbart wurde.
Die Akteneinsicht ist vor allem dann hilfreich, wenn der Kunde erneut eine Bestellung aufgeben will und Sie auf Grundlage seines aktuellen Forderungsstandes darüber entscheiden können, ob Sie den Auftrag annehmen wollen.
Forderungsübergabe per Datei
Auszahlungen erhalten
Einmal im Monat Auszahlung des
Gesamtsaldos erhalten
Einmal monatlich erhalten Sie von uns eine Auszahlung des Gesamtsaldos aus dem Inkassoverfahren bzw. Überwachungsverfahren. Die Abrechnungen erfolgen jeweils für den Vormonat bis zum 10. des Folgemonats. In der Abrechnung sehen Sie genau, welcher Kunde welche Zahlung geleistet hat und welcher Inkassoanspruch sich aus der jeweiligen Zahlung ergibt. Sie können die Abrechnungen jederzeit auf der Delfinax Cloud einsehen und herunterladen. Sobald eine Abrechnung hochgeladen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Zusätzlich zu den Abrechnungen erhalten Sie einmal im Quartal ein Reporting von uns, welches Ihnen die Erfolgsquote aller übergebenen Forderungen aufzeigt. So behalten Sie stets den Überblick darüber, wie viel Prozent der übergebenen offenen Forderungen bereits erfolgreich realisiert wurde und welcher Anteil weiterhin von uns bearbeitet wird. Auch die Reportings stellen wir Ihnen über die Delfinax Cloud zum Download zur Verfügung.
Übergabeliste in CSV Format auf der Delfinax Cloud herunterladen
Auf der Delfinax Cloud stellen wir Ihnen eine für Ihre Forderungsart passende Übergabeliste in CSV Format sowie eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit Eingabebeispielen und CSV Programmierungsanweisungen zum Download zur Verfügung. Die Übergabeliste enthält alle relevanten Spalten, die wir für die Bearbeitung Ihrer Fälle brauchen. Je nachdem ob es sich bei Ihren Forderungen um ein Einzelschuld- (z.B. Warenlieferung) oder Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietvertrag) handelt, müssen verschiedene Daten übermittelt werden. Hier abgebildet sehen Sie einen Ausschnitt der Liste für ein Einzelschuldverhältnis.
Am wichtigsten ist die korrekte Eingabe von Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Höhe der Hauptforderung, aber auch zusätzliche Bemerkungen zu den Vorgängen - wenn vorhanden - helfen unseren Mitarbeiterinnen dabei den Kunden während des Inkasso Prozesses individuell anzusprechen. Wenn Sie bereits Gebühren für eine Rücklastschrift, Zahlungserinnerung oder Mahnung erhoben oder vom Kunden eine Teilzahlung erhalten haben, tragen Sie diese ebenfalls ein.
Im Mandantenportal einloggen und Forderungsübergabe per Datei wählen
Die ausgefüllte Übergabeliste laden Sie im Mandantenportal unter Forderungsübergabe per Datei hoch. Dabei prüft das Portal die Liste automatisch auf Vollständigkeit. Sollten erforderliche Eingaben fehlen, wie zum Beispiel die Kundennummer, erhalten Sie eine Fehlermeldung und können die Liste entsprechend korrigieren. Den Upload können Sie danach in der Übergabehistorie nachvollziehen. So behalten Sie den Überblick darüber, wann Sie welche Forderungen an uns abgegeben haben.
Für jeden Kunden wird eine Akte erstellt, in der alle zu dem Kunden angegebenen Vorgänge zusammengefasst sind. Wenn Sie zukünftig neue Forderungen zu demselben Kunden abgeben, werden diese automatisch seiner Akte hinzugefügt.
Bearbeitungsstand nachvollziehen über die Aktenübersicht
Mit den von Ihnen eingereichten Kunden- und Vorgangsdaten (Name, Kundennummer, Belegnummer, etc.) können Sie jede Ihrer Akten in der Aktenübersicht finden. In der Akte ist aufgelistet, wie hoch die Gesamtforderung des Kunden ist, welche Gebühren erhoben und welche Zahlungen bereits geleistet worden sind. Außerdem können Sie in der Akte unsere Korrespondenz mit dem Kunden einsehen, wann zum Beispiel eine Mahnung versandt, eine SMS geschickt, ein Telefongespräch geführt oder eine Zahlung vereinbart wurde.
Die Akteneinsicht ist vor allem dann hilfreich, wenn der Kunde erneut eine Bestellung aufgeben will und Sie auf Grundlage seines aktuellen Forderungsstandes darüber entscheiden können, ob Sie den Auftrag annehmen wollen.
Einmal im Monat Auszahlung des
Gesamtsaldos erhalten
Einmal monatlich erhalten Sie von uns eine Auszahlung des Gesamtsaldos aus dem Inkassoverfahren bzw. Überwachungsverfahren. Die Abrechnungen erfolgen jeweils für den Vormonat bis zum 10. des Folgemonats. In der Abrechnung sehen Sie genau, welcher Kunde welche Zahlung geleistet hat und welcher Inkassoanspruch sich aus der jeweiligen Zahlung ergibt. Sie können die Abrechnungen jederzeit auf der Delfinax Cloud einsehen und herunterladen. Sobald eine Abrechnung hochgeladen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Zusätzlich zu den Abrechnungen erhalten Sie einmal im Quartal ein Reporting von uns, welches Ihnen die Erfolgsquote aller übergebenen Forderungen aufzeigt. So behalten Sie stets den Überblick darüber, wie viel Prozent der übergebenen offenen Forderungen bereits erfolgreich realisiert wurde und welcher Anteil weiterhin von uns bearbeitet wird. Auch die Reportings stellen wir Ihnen über die Delfinax Cloud zum Download zur Verfügung.
Forderungsübergabe per Formular
Kundendaten eintragen
Im Mandantenportal einloggen und Forderungsübergabe per Formular wählen
Das Formular ist das geeignete Übergabeformat, wenn Sie ein paar einzelne Forderungen an uns übergeben wollen. Das Formular enthält die gleichen Eingabefelder wie die Übergabeliste, aber sie können es bequem Schritt-für-Schritt pro Kunde ausfüllen.
Auf der Delfinax Cloud erhalten Sie eine detaillierte Anleitung dazu, wie die einzelnen Eingabefelder des Formulars korrekt auszufüllen sind.
Im ersten Schritt tragen Sie alle relevanten Kundendaten ein. Die Kundenummer ist ein Pflichtfeld, um die Forderung(en) übergeben zu können, da wir die Nummer brauchen, um einen Kunden eindeutig zu identifizieren und ggf. zukünftige Forderungen seiner bei uns angelegten Akte hinzuzufügen. Je mehr Daten Sie von dem Kunden übermitteln, desto einfacher wird es für uns den Kunden zu erreichen und Ihre Forderung durchzusetzen.
Forderungsübergabe per Formular
Vorgangsdaten eintragen
Nacheinander alle Vorgänge pro Kunde eintragen
Im zweiten Schritt tragen Sie die Vorgänge zu dem jeweiligen Kunden ein. Je nachdem ob es sich bei Ihren Forderungen um ein Einzelschuld- (z.B. Warenlieferung) oder Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietvertrag) handelt ist das Formular für Sie konfiguriert. Hier abgebildet sehen Sie das Formular für ein Einzelschuldverhältnis.
Sie beginnen mit der Hauptforderung und allen dazugehörigen Angaben, wie die Belegnummer und das Belegdatum. Wenn Sie bereits Gebühren für eine Rücklastschrift, Zahlungserinnerung oder Mahnung erhoben oder vom Kunden eine Teilzahlung erhalten haben, tragen Sie diese jeweils als einzelnen Vorgang mit den entsprechenden Angaben über Betrag und Vorgangsdatum ein.
Nachdem Sie das Formular abgesendet haben, können Sie den Forderungsupload in der Übergabehistorie nachvollziehen. So behalten Sie den Überblick darüber, wann Sie welche Forderungen an uns übergeben haben. Das Portal erstellt automatisch eine Akte mit allen von Ihnen eingereichten Daten, die Sie jederzeit aufrufen und einsehen können (siehe nächster Schritt).
Forderungsübergabe per Formular
Akten einsehen
Bearbeitungsstand nachvollziehen über die Aktenübersicht
Mit den von Ihnen eingereichten Kunden- und Vorgangsdaten (Name, Kundennummer, Belegnummer, etc.) können Sie jede Ihrer Akten in der Aktenübersicht finden. In der Akte ist aufgelistet, wie hoch die Gesamtforderung des Kunden ist, welche Gebühren erhoben und welche Zahlungen bereits geleistet worden sind. Außerdem können Sie in der Akte unsere Korrespondenz mit dem Kunden einsehen, wann zum Beispiel eine Mahnung versandt, eine SMS geschickt, ein Telefongespräch geführt oder eine Zahlung vereinbart wurde.
Die Akteneinsicht ist vor allem dann hilfreich, wenn der Kunde erneut eine Bestellung aufgeben will und Sie auf Grundlage seines aktuellen Forderungsstandes darüber entscheiden können, ob Sie den Auftrag annehmen wollen.
Forderungsübergabe per Formular
Auszahlungen erhalten
Einmal im Monat Auszahlung des
Gesamtsaldos erhalten
Einmal monatlich erhalten Sie von uns eine Auszahlung des Gesamtsaldos aus dem Inkassoverfahren bzw. Überwachungsverfahren. Die Abrechnungen erfolgen jeweils für den Vormonat bis zum 10. des Folgemonats. In der Abrechnung sehen Sie genau, welcher Kunde welche Zahlung geleistet hat und welcher Inkassoanspruch sich aus der jeweiligen Zahlung ergibt. Sie können die Abrechnungen jederzeit auf der Delfinax Cloud einsehen und herunterladen. Sobald eine Abrechnung hochgeladen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Zusätzlich zu den Abrechnungen erhalten Sie einmal im Quartal ein Reporting von uns, welches Ihnen die Erfolgsquote aller übergebenen Forderungen aufzeigt. So behalten Sie stets den Überblick darüber, wie viel Prozent der übergebenen offenen Forderungen bereits erfolgreich realisiert wurde und welcher Anteil weiterhin von uns bearbeitet wird. Auch die Reportings stellen wir Ihnen über die Delfinax Cloud zum Download zur Verfügung.
Im Mandantenportal einloggen und Forderungsübergabe per Formular wählen
Das Formular ist das geeignete Übergabeformat, wenn Sie ein paar einzelne Forderungen an uns übergeben wollen. Das Formular enthält die gleichen Eingabefelder wie die Übergabeliste, aber sie können es bequem Schritt-für-Schritt pro Kunde ausfüllen.
Auf der Delfinax Cloud erhalten Sie eine detaillierte Anleitung dazu, wie die einzelnen Eingabefelder des Formulars korrekt auszufüllen sind.
Im ersten Schritt tragen Sie alle relevanten Kundendaten ein. Die Kundenummer ist ein Pflichtfeld, um die Forderung(en) übergeben zu können, da wir die Nummer brauchen, um einen Kunden eindeutig zu identifizieren und ggf. zukünftige Forderungen seiner bei uns angelegten Akte hinzuzufügen. Je mehr Daten Sie von dem Kunden übermitteln, desto einfacher wird es für uns den Kunden zu erreichen und Ihre Forderung durchzusetzen.
Nacheinander alle Vorgänge pro Kunde eintragen
Im zweiten Schritt tragen Sie die Vorgänge zu dem jeweiligen Kunden ein. Je nachdem ob es sich bei Ihren Forderungen um ein Einzelschuld- (z.B. Warenlieferung) oder Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietvertrag) handelt ist das Formular für Sie konfiguriert. Hier abgebildet sehen Sie das Formular für ein Einzelschuldverhältnis.
Sie beginnen mit der Hauptforderung und allen dazugehörigen Angaben, wie die Belegnummer und das Belegdatum. Wenn Sie bereits Gebühren für eine Rücklastschrift, Zahlungserinnerung oder Mahnung erhoben oder vom Kunden eine Teilzahlung erhalten haben, tragen Sie diese jeweils als einzelnen Vorgang mit den entsprechenden Angaben über Betrag und Vorgangsdatum ein.
Nachdem Sie das Formular abgesendet haben, können Sie den Forderungsupload in der Übergabehistorie nachvollziehen. So behalten Sie den Überblick darüber, wann Sie welche Forderungen an uns übergeben haben. Das Portal erstellt automatisch eine Akte mit allen von Ihnen eingereichten Daten, die Sie jederzeit aufrufen und einsehen können (siehe nächster Schritt).
Bearbeitungsstand nachvollziehen über die Aktenübersicht
Mit den von Ihnen eingereichten Kunden- und Vorgangsdaten (Name, Kundennummer, Belegnummer, etc.) können Sie jede Ihrer Akten in der Aktenübersicht finden. In der Akte ist aufgelistet, wie hoch die Gesamtforderung des Kunden ist, welche Gebühren erhoben und welche Zahlungen bereits geleistet worden sind. Außerdem können Sie in der Akte unsere Korrespondenz mit dem Kunden einsehen, wann zum Beispiel eine Mahnung versandt, eine SMS geschickt, ein Telefongespräch geführt oder eine Zahlung vereinbart wurde.
Die Akteneinsicht ist vor allem dann hilfreich, wenn der Kunde erneut eine Bestellung aufgeben will und Sie auf Grundlage seines aktuellen Forderungsstandes darüber entscheiden können, ob Sie den Auftrag annehmen wollen.
Einmal im Monat Auszahlung des
Gesamtsaldos erhalten
Einmal monatlich erhalten Sie von uns eine Auszahlung des Gesamtsaldos aus dem Inkassoverfahren bzw. Überwachungsverfahren. Die Abrechnungen erfolgen jeweils für den Vormonat bis zum 10. des Folgemonats. In der Abrechnung sehen Sie genau, welcher Kunde welche Zahlung geleistet hat und welcher Inkassoanspruch sich aus der jeweiligen Zahlung ergibt. Sie können die Abrechnungen jederzeit auf der Delfinax Cloud einsehen und herunterladen. Sobald eine Abrechnung hochgeladen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Zusätzlich zu den Abrechnungen erhalten Sie einmal im Quartal ein Reporting von uns, welches Ihnen die Erfolgsquote aller übergebenen Forderungen aufzeigt. So behalten Sie stets den Überblick darüber, wie viel Prozent der übergebenen offenen Forderungen bereits erfolgreich realisiert wurde und welcher Anteil weiterhin von uns bearbeitet wird. Auch die Reportings stellen wir Ihnen über die Delfinax Cloud zum Download zur Verfügung.