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Was bieten wir an im Delfinax Inkasso Ablauf? 

Eine umfassende Leistung: von der ersten Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Sie können Ihre Rechnungen direkt nach Ablauf des Fälligkeitsdatum übergeben und müssen sich danach um nichts weiter kümmern.

Der Delfinax Inkasso Ablauf

Inkasso Ablauf

Unser Standard-Workflow,

Ihre Vorteile und Komfort Optionen

 

optimaler Workflow mit 3 Mahnstufen 

keine Set-up oder Grundgebühren, kein Mitgliedsbeitrag,
keine Nicht-Erfolgs-Pauschale

Start

Übergabe der Forderungen

Phase 1

Kaufmännisches Mahnverfahren

Phase 2

Inkasso schriftlich & telefonisch

Phase 3

Gerichtliches Mahnverfahren.

Wann Forderungen übergeben?

Sie können Ihre Forderungen zu jedem Zeitpunkt an Delfinax übergeben.

Wir empfehlen Ihnen offene Rechnungen direkt nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums zu übergeben. Das kaufmännische Mahnverfahren ist inklusive bei Delfinax. Wir schicken Ihren Kunden eine Zahlungserinnerung, überwachen die Zahlungseingänge und erstellen die Abrechnungen. Sie zahlen dafür nichts und müssen sich nach dem Versand Ihrer Rechnungen um nichts weiter kümmern.

Wenn Sie bereits selbst eine Zahlungserinnerung geschrieben haben, können Sie entscheiden, ob wir noch eine weitere Zahlungserinnerung versenden oder direkt mit dem Inkasso Prozess beginnen sollen. Dies können Sie einfach bei der Online-Anmeldung auswählen. 

Und wenn Sie schon eine Mahnung versandt haben?
Auch dann können Sie die Forderung noch an uns übergeben. Wir empfehlen in dem Fall, dass wir direkt mit dem schriftlichen & telefonischen Inkasso beginnen. Gebühren, die Sie dem säumigen Kunden bereits berechnet haben, gehen nicht verloren. Wir fordern sie zusammen mit der Hauptforderung von Ihrem Kunden ein.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel: Welche Forderungen kann ich an ein Inkassobüro übergeben?

 

Wie funktioniert der Forderungsupload?

Sie können Ihre Forderungen, wann Sie wollen, so oft Sie wollen online im Delfinax Portal hochladen.

Wenn Sie viele Forderungen abgeben wollen, füllen Sie eine Übergabeliste in CSV Format mit Ihren Daten aus und laden diese im Portal hoch. Wenn Sie nur ein paar Forderungen haben, können Sie Ihre Daten direkt im Portal in ein Formular eintragen.

Sobald Sie Ihre Forderungen übergeben haben, beginnen wir mit der Bearbeitung Ihrer Fälle.

Auf der Anmeldung erklärt Seite beschreiben wir nochmal ganz genau wie der Forderungsupload auf dem Portal funktioniert.

Delfinax Vorteile

24/7 eigenständiger Forderungsupload
über das Delfinax Portal

unbegrenzte Anzahl an monatlichen Forderungen 

Übergabe der Forderungen per Datei oder per
Formular mit detaillierten Anleitungen zur
Eingabe von Kunden- & Vorgangsdaten

Anbindung auf dem Portal begleitet von Ihrer
persönlichen Mandantenbetreuerin

kostenlose Prüfung von Adressen auf Dopplung,
Vollständigkeit und Plausibilität

regelmäßiges Feedback zu Adress- 
und Kundendatenqualität


Warum noch eine Zahlungserinnerung schicken?

Ein Kunde, der die Rechnung zum Beispiel einfach nur vergessen hat, muss im kaufmännischen Mahnverfahren zunächst keine zusätzlichen Inkasso Kosten zahlen. Nach Erhalt der Zahlungserinnerung hat er nur den Rechnungsbetrag + Verzugszinsen + 10€ Mahnkosten (gesetzlich festgelegt) zu zahlen. Wir erinnern den Kunden freundlich an die Rechnung und weisen ihn darauf hin, dass er umgehend reagieren muss um steigende Kosten zu verhindern.

Ein Kunde, der eigentlich zahlen will, wird nicht verärgert, das Verhältnis zwischen Ihnen nicht belastet.

Sofern eine E-Mail Adresse von dem Kunden vorliegt, schicken wir die Zahlungserinnerung per E-Mail. Als Zahlungsmodalitäten bieten wir PayPal, Sofortüberweisung und den Lastschrifteinzug an, er kann die Zahlung also unmittelbar tätigen. Ansonsten senden wir die Zahlungserinnerung per Post. Das Porto tragen selbstverständlich wir.

 

Warum eine Zahlungserinnerung von Delfinax?

1. Sie haben weniger Arbeit. Wir versenden nicht nur die Zahlungserinnerung und bearbeiten die Rückmeldungen Ihrer Kunden, sondern überwachen auch die Zahlungseingänge und erstellen die Abrechnungen für Sie.  

2. Unsere Erfahrung zeigt: wenn der Kunde sieht, dass der Fall bereits an ein Inkassobüro übergeben wurde, nimmt er die Zahlungsaufforderung ernst und seine Motivation zur Zahlung steigt.

3. Nach dem kaufmännischen Mahnverfahren können wir den Druck auf zahlungsunwillige Kunden unmittelbar mit der Einleitung des Inkasso Prozesses erhöhen, ohne Zeit zu verlieren zwischen der Zahlungserinnerung und 1. Mahnung.

Wenn die Zahlung nach 10 Tagen nicht geleistet worden ist, leiten wir den Inkasso Prozess mit der 1. Mahnung ein.

Delfinax Vorteile

Kaufmännisches Mahnverfahren bei Delfinax
immer inklusive und ohne Mehrkosten für Sie

Nach Übergabe der Forderung übernimmt Delfinax die Kunden Korrespondenz, Zahlungsüberwachung und Abrechnungserstellung

verschiedene Payment Lösungen (PayPal,
Sofort-Überweisung, Lastschriftverfahren)
erleichtern die Zahlung für den Kunden

Komfort Optionionen

Individuelle Zahlungserinnerung: verändern Sie
das Schreiben hinsichtlich Ansprache, Tonfall, Inhalt
und Informationsgehalt nach Ihren Vorstellungen   

Rechnung mitschicken: bei der Zahlungs-
erinnerung oder 1. Mahnung übermitteln
wir auf Wunsch erneut Ihre Rechnungen


Wenn der Kunde nicht zahlt?

Nach Verstreichen der 10tägigen Frist von der Zahlungserinnerung oder, direkt nachdem Sie Ihre Forderungen hochgeladen haben und kein kaufmännisches Mahnverfahren wünschen, senden wir dem Kunden die 1. Mahnung. Wenn eine aktuelle E-Mail Adresse vorliegt, senden wir die Mahnung zunächst per E-Mail mit einer Zahlungsfrist von 5 Tagen und ggbfs. 8 Tage später nochmal per Post.

Wir haben die Fristsetzungen eingehend getestet und analysiert, dass eine längere Zahlungsfrist dazu führt, dass die Mahnung beiseitegelegt und vergessen wird. Außerdem senden wir dem Kunden zu jeder Mahnung noch eine SMS, um ihn auf unser Schreiben und das dringliche Anliegen aufmerksam zu machen.

Sollten wir nach 10 Tagen keinen Zahlungseingang verzeichnen können, beginnen wir mit dem Telefon Inkasso. Über einen Zeitraum von 14 Tagen rufen wir den Kunden an verschiedenen Wochentagen und zu verschiedenen Tageszeiten an. Im persönlichen Gespräch überzeugen unsere Mitarbeiterinnen den Kunden von der Berechtigung der Forderung, klären ihn über mögliche Konsequenzen einer Zahlungsverweigerung auf und bieten im Falle von Zahlungsschwierigkeiten Lösungen an, wie zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung. Wenn wir den Kunden während des Telefon Inkassos nicht erreichen, versenden wir erneut SMS, um ihn von der Dringlichkeit der Situation und einem Gespräch zur Klärung zu überzeugen.

Wenn der Kunde nach Ablauf der 14 Tage keine angemessene Zahlung getätigt hat, senden wir eine 2. Mahnung, auf die nach Ablauf der Zahlungsfrist weitere 14 Tage Telefon Inkasso folgt. Der gleiche Ablauf wiederholt sich in der 3. Mahnstufe, mit einer 3. Mahnung und anschließend wieder 14 Tage Telefon Inkasso.

Delfinax Vorteile

optimaler Workflow mit 3 Mahnstufen
basierend auf langjähriger Erfahrung

Balance zwischen regelmäßigen Zahlungsaufrufen
und fairen Fristsetzungen

Kommunikation mit dem Kunden via
Post, E-Mail, Telefon und SMS

verschiedene Payment Lösungen (u.a. PayPal, Sofort-Überweisung, Lastschriftverfahren) erleichtern die Zahlung für den Kunden

unsere erfahrenen Mitarbeiterinnen achten auf einen lösungsorientierten & respektvollen Umgang mit dem Kunden

Vereinbarung & Betreuung von
Ratenzahlungsvereinbarungen 

Komfort Optionionen

Individueller Workflow: konfigurieren Sie zum
Beispiel die Anzahl der Mahnstufen, die Dauer
der Zahlungsfristen oder die Versandart für
Mahnschreiben

Individuelle Mahnschreiben: alle drei
Mahnschreiben können individualisiert 
werden auf Grundlage unserer Vorlagen
oder mit Ihren eigenen Texten 


Wie geht es nach dem Inkasso weiter? 


Service Leistungen

Service Leistungen

Unser Mandantenservice, 

persönlich und digital

 

Mandantenbetreuerin

Nach der Online-Anmeldung werden Sie einer Mandantenbetreuerin zugeteilt, die Sie durch die Anbindung auf der Delfinax Cloud bis zum Forderungsupload auf dem Delfinax Portal führt und Sie über Ihre gesamte Zeit bei Delfinax persönlich betreut. Vor Ihrem ersten Forderungsupload geht die Mandantenbetreuerin mit Ihnen u.a. die Übergabeliste durch und checkt die Vollständigkeit Ihrer Daten. Wenn Sie das Komfort Modul gewählt haben, hilft die Mandantenbetreuerin Ihnen natürlich auch mit der Konfiguration Ihrer Individualisierungswünsche.

Delfinax Cloud & Portal

Um einen effizienten Austausch von Daten und schnelle Kommunikation zwischen uns und Ihnen zu gewährleisten, stellen wir Ihnen zwei digitale Anwendungen zur Verfügung.

1. Unsere Delfinax Cloud, auf der Sie alle relevanten Dokumente zum Download finden, wie zum Beispiel die Übergabeliste oder Anleitung zum Forderungsupload, auf der Sie mit Ihrer Mandantenbetreuerin chatten und einen gemeinsamen Kalender für Meetings benutzen können und ein To-Do Board haben, auf das unsere Mitarbeiterinnen Rückfragen posten, die bei der Bearbeitung Ihrer Fälle auftreten können, wenn ein Kunde zum Beispiel nach einem Liefernachweis für die versandte Ware fragt.

Feedback & Reportings

Momentan überarbeiten wir unsere Website. Weitere Informationen zu diesem Thema folgen in Kürze.

 

für alle Mandanten kostenfrei

Beratung & Betreuung inklusive 

Auf einen Blick

Auf einen Blick

Unsere Leistungen und Konditionen im Standard- und Komfort Modul

 

Standart ModulKomfort Modul

Unsere Leistungen

Komplettlösung von der ersten Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. Kaufmännisches Mahnverfahren inklusive mit individueller Zahlungsüberwachung und zusätzlichem Rechnungsversand. Kunden Korrespondenz und Abrechnungserstellung durch Delfinax.

Komplettlösung von der ersten Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. Kaufmännisches Mahnverfahren inklusive. Zahlungsüberwachung, Kunden Korrespondenz und Abrechnungserstellung durch Delfinax.

Verschiedene Payment Lösungen (u.a. Lastschrifteinzug, PayPal und Sofortüberweisung) bei jedem Schreiben an den Kunden.

Individueller Inkasso Workflow mit individuellen Mahnschreiben. Anzahl an Mahnstufen, Zahlungsfristsetzungen und mehr können konfiguriert werden. Standardschreiben können angepasst und eigene Texte übernommen werden.

Inkasso Workflow mit 3 Mahnstufen und jeweils 14 Tagen Telefoninkasso. Mahnschreiben aufbauend auf fachlich fundierten Eskalationsstufen.

Versandart Ihrer Wahl für Mahnschreiben und unbegrenzte SMS-Erinnerungen. Kundenanrufe an verschiedenen Wochentagen und auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Mahnversand per E-Mail und Post mit zusätzlichen SMS-Erinnerungen. Kundenanrufe an verschiedenen Wochentagen und Tageszeiten.

Beratung zur Titulierung von Forderungen. Beantragung von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden. Langzeitüberwachung und Einleitung von Vollstreckungsmaßnahmen 

Unser Service

Eine einfache Anbindung begleitet von Ihrer persönlichen Mandantenbetreuerin und mit Schritt-für-Schritt Anleitungen bis zum Forderungsupload.

24/7 eigenständiger Forderungsupload auf dem Delfinax Portal mit unbegrenzter Anzahl an Forderungen. Kostenlose Prüfung von Kundenadressen auf Dopplung, Vollständigkeit und Plausibilität. Kundenakten und Bearbeitungsstand im Portal jederzeit einsehbar.

Datenaustausch und Kommunikation während des Inkasso Ablaufs über die Delfinax Cloud.

Monatliche Auszahlungen und Reportings mit Erfolgsstatistiken. Regelmäßige Feedback- und Beratungsgespräche.

Unsere Konditionen

Keine Set-up oder Grundgebühren. Kein Mitgliedsbeitrag.

Keine Verpflichtung zur Abgabe von Forderungen. Keine Mindestvertragslaufzeit, jederzeit kündbar.

Keine Nicht-Erfolgs-Pauschale.

4% Provision bei Erfolg.  

100% Auszahlung bei Erfolg.