Was bieten wir an, im Delfinax Inkasso Ablauf? 

Wann Forderungen übergeben?

Sie können Ihre Forderungen zu jedem Zeitpunkt an Delfinax übergeben.

Wir empfehlen Ihnen offene Rechnungen direkt nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums zu übergeben. Das kaufmännische Mahnverfahren ist inklusive bei Delfinax. Wir schicken Ihren Kunden eine Zahlungserinnerung, überwachen die Zahlungseingänge und erstellen die Abrechnungen. Sie zahlen dafür nichts und müssen sich nach dem Versand Ihrer Rechnungen um nichts weiter kümmern.

Wenn Sie bereits selbst eine Zahlungserinnerung geschrieben haben, können Sie entscheiden, ob wir noch eine weitere Zahlungserinnerung versenden oder direkt mit dem schriftlichen & telefonischen Inkasso beginnen sollen. Dies können Sie im Formular bei der Online-Anmeldung auswählen. 

Und wenn Sie schon eine Mahnung versandt haben?
Auch dann können Sie die Forderung noch an uns übergeben. Wir empfehlen in dem Fall, dass wir direkt mit dem schriftlichen und telefonischen Inkasso beginnen. Gebühren, die Sie dem säumigen Kunden bereits berechnet haben, gehen nicht verloren. Wir fordern sie zusammen mit der Hauptforderung von Ihrem Kunden ein.

Wichtig: Als Inkassobüro dürfen wir nur unbestrittene und fällige Forderungen bearbeiten. Bestrittene Forderungen müssen Sie an einen Rechtsanwalt übergeben.

Wie funktioniert der Forderungsupload?

Sie können Ihre Forderungen, wann Sie wollen, so oft Sie wollen online im Mandantenportal hochladen.

Wenn Sie viele Forderungen abgeben wollen, füllen Sie eine Übergabeliste in CSV Format mit Ihren Daten aus und laden diese im Portal hoch. Wenn Sie nur ein paar einzelne Forderungen haben, können Sie Ihre Daten direkt im Portal in ein Formular eintragen.

Sobald Sie Ihre Forderungen übergeben haben, beginnen wir mit der Bearbeitung Ihrer Fälle.

Auf der Anmeldung erklärt Seite beschreiben wir ganz genau wie der Forderungsupload auf dem Portal funktioniert.

Warum noch eine Zahlungserinnerung schicken?

Ein Kunde, der die Rechnung zum Beispiel einfach nur vergessen hat, muss im kaufmännischen Mahnverfahren zunächst keine zusätzlichen Inkasso Kosten zahlen. Nach Erhalt der Zahlungserinnerung hat er nur den Rechnungsbetrag + Verzugszinsen + 10€ Mahnkosten (gesetzlich festgelegt) zu zahlen. Wir erinnern den Kunden freundlich an die Rechnung und weisen ihn darauf hin, dass er umgehend reagieren muss, um Inkasso Gebühren zu vermeiden.

Ein Kunde, der eigentlich zahlen will, wird nicht verärgert, das Verhältnis zwischen Ihnen nicht belastet.

Wenn eine E-Mail Adresse von dem Kunden vorliegt, schicken wir die Zahlungserinnerung per E-Mail. Als Zahlungsmodalitäten bieten wir PayPal, Sofortüberweisung und den Lastschrifteinzug an, damit der Kunde die Zahlung unmittelbar tätigen kann. Ansonsten senden wir die Zahlungserinnerung per Post. Das Porto tragen selbstverständlich wir.

Warum eine Zahlungserinnerung von Delfinax?

1. Sie haben weniger Arbeit. Wir versenden nicht nur die Zahlungserinnerung und bearbeiten die Rückmeldungen Ihrer Kunden, sondern überwachen auch die Zahlungseingänge und erstellen die Abrechnungen für Sie.  

2. Unsere Erfahrung zeigt: wenn der Kunde sieht, dass der Fall bereits an ein Inkassobüro übergeben wurde, nimmt er die Zahlungsaufforderung ernst und seine Motivation zur Zahlung steigt.

3. Nach dem kaufmännischen Mahnverfahren können wir den Druck auf zahlungsunwillige Kunden unmittelbar erhöhen, ohne Zeit zu verlieren zwischen der Zahlungserinnerung und 1. Mahnung.

Wenn die Zahlung nach 10 Tagen nicht geleistet worden ist, setzten wir den Inkasso Prozess mit der 1. Mahnung fort.

Wenn der Kunde nicht zahlt?

Nach Verstreichen der 10tägigen Frist von der Zahlungserinnerung oder, direkt nachdem Sie Ihre Forderungen hochgeladen haben und kein kaufmännisches Mahnverfahren wünschen, senden wir dem Kunden die 1. Mahnung. Wenn eine aktuelle E-Mail Adresse vorliegt, senden wir die Mahnung zunächst per E-Mail mit einer Zahlungsfrist von 5 Tagen und ggbfs. 8 Tage später nochmal per Post.

Wir haben die Fristsetzungen eingehend getestet und analysiert, dass eine längere Zahlungsfrist dazu führt, dass die Mahnung beiseitegelegt und vergessen wird. Außerdem senden wir dem Kunden zu jeder Mahnung noch eine SMS, um ihn auf unser Schreiben und das dringliche Anliegen aufmerksam zu machen.

Sollten wir nach 10 Tagen keinen Zahlungseingang verzeichnen können, beginnen wir mit dem Telefon Inkasso. Über einen Zeitraum von 14 Tagen rufen wir den Kunden an verschiedenen Wochentagen und zu verschiedenen Tageszeiten an. Im persönlichen Gespräch überzeugen unsere Mitarbeiterinnen den Kunden von der Berechtigung der Forderung, klären ihn über mögliche Konsequenzen einer Zahlungsverweigerung auf und bieten im Falle von Zahlungsschwierigkeiten Lösungen an, wie zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung. Wenn wir den Kunden während des Telefon Inkassos nicht erreichen, versenden wir erneut SMS, um ihn von der Dringlichkeit der Situation und einem Gespräch zur Klärung zu überzeugen.

Wenn der Kunde nach Ablauf der 14 Tage keine angemessene Zahlung getätigt hat, senden wir eine 2. Mahnung, auf die nach Ablauf der Zahlungsfrist weitere 14 Tage Telefon Inkasso folgt. Der gleiche Ablauf wiederholt sich in der 3. Mahnstufe, mit einer 3. Mahnung und anschließend wieder 14 Tage Telefon Inkasso.