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Was bieten wir an, im Delfinax Inkasso Ablauf? 

Ein Komplettpaket: von der ersten Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Sie können Ihre Rechnungen direkt nach Ablauf des Fälligkeitsdatum übergeben und müssen sich danach um nichts weiter kümmern.

Der Delfinax Inkasso Ablauf

Inkasso Ablauf

Unser Standard-Workflow,
Ihre Vorteile und Komfort Optionen

Basierend auf unseren Erfahrungswerten haben wir einen optimalen Workflow entwickelt, der den gesamten Lebenszyklus einer Forderung umfasst und dadurch eine sehr hohe Erfolgsquote hat. Zusätzlich bieten wir Ihnen mit dem Komfort Modul zahlreiche Konfigurationsoptionen für einen individuellen Inkasso Prozess.
Ohne Set-up- und Grundgebühren, Mitgliedsbeiträgen oder Nichts-Erfolgspauschalen.

optimaler Workflow inklusive kaufmännischem
und gerichtlichem Mahnverfahren

3 Mahnstufen mit intensivem Telefon
Inkasso und SMS-Erinnerungen

provisionsfrei im Standard Modul, nur 4%
Provision für individuelles Komfort Modul

Start

Übergabe der Forderungen

Phase 1

Kaufmännisches Mahnverfahren

Phase 2

Inkasso schriftlich & telefonisch

Phase 3

Gerichtliches Mahnverfahren.

Start

Übergabe der Forderungen

Wann Forderungen übergeben?

Sie können Ihre Forderungen zu jedem Zeitpunkt an Delfinax übergeben.

Wir empfehlen Ihnen offene Rechnungen direkt nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums zu übergeben. Das kaufmännische Mahnverfahren ist inklusive bei Delfinax. Wir schicken Ihren Kunden eine Zahlungserinnerung, überwachen die Zahlungseingänge und erstellen die Abrechnungen. Sie zahlen dafür nichts und müssen sich nach dem Versand Ihrer Rechnungen um nichts weiter kümmern.

Wenn Sie bereits selbst eine Zahlungserinnerung geschrieben haben, können Sie entscheiden, ob wir noch eine weitere Zahlungserinnerung versenden oder direkt mit dem Inkasso Prozess beginnen sollen. Dies können Sie im Formular bei der Online-Anmeldung auswählen. 

Und wenn Sie schon eine Mahnung versandt haben?
Auch dann können Sie die Forderung noch an uns übergeben. Wir empfehlen in dem Fall, dass wir direkt mit dem schriftlichen und telefonischen Inkasso beginnen. Gebühren, die Sie dem säumigen Kunden bereits berechnet haben, gehen nicht verloren. Wir fordern sie zusammen mit der Hauptforderung von Ihrem Kunden ein.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel: Welche Forderungen kann ich an ein Inkassobüro übergeben?

 

Wie funktioniert der Forderungsupload?

Sie können Ihre Forderungen, wann Sie wollen, so oft Sie wollen online im Delfinax Portal hochladen.

Wenn Sie viele Forderungen abgeben wollen, füllen Sie eine Übergabeliste in CSV Format mit Ihren Daten aus und laden diese im Portal hoch. Wenn Sie nur ein paar einzelne Forderungen haben, können Sie Ihre Daten direkt im Portal in ein Formular eintragen.

Sobald Sie Ihre Forderungen übergeben haben, beginnen wir mit der Bearbeitung Ihrer Fälle.

Auf der Anmeldung erklärt Seite beschreiben wir ganz genau wie der Forderungsupload auf dem Portal funktioniert.

Delfinax Vorteile

24/7 eigenständiger Forderungsupload
über das Delfinax Portal

unbegrenzte Anzahl an monatlichen Forderungen 

Übergabe der Forderungen per Datei oder per
Formular mit detaillierten Anleitungen zur
Eingabe von Kunden- & Vorgangsdaten

Anbindung auf dem Portal begleitet von Ihrer
persönlichen Mandantenbetreuerin

kostenlose Prüfung von Adressen auf Dopplung,
Vollständigkeit und Plausibilität

regelmäßiges Feedback zu Adress- 
und Kundendatenqualität


Phase 1

Kaufmännisches Mahnverfahren

Warum noch eine Zahlungserinnerung schicken?

Ein Kunde, der die Rechnung zum Beispiel einfach nur vergessen hat, muss im kaufmännischen Mahnverfahren zunächst keine zusätzlichen Inkasso Kosten zahlen. Nach Erhalt der Zahlungserinnerung hat er nur den Rechnungsbetrag + Verzugszinsen + 10€ Mahnkosten (gesetzlich festgelegt) zu zahlen. Wir erinnern den Kunden freundlich an die Rechnung und weisen ihn darauf hin, dass er umgehend reagieren muss, um steigende Kosten zu verhindern.

Ein Kunde, der eigentlich zahlen will, wird nicht verärgert, das Verhältnis zwischen Ihnen nicht belastet.

Wenn eine E-Mail Adresse von dem Kunden vorliegt, schicken wir die Zahlungserinnerung per E-Mail. Als Zahlungsmodalitäten bieten wir PayPal, Sofortüberweisung und den Lastschrifteinzug an, der Kunde kann die Zahlung also unmittelbar tätigen. Ansonsten senden wir die Zahlungserinnerung per Post. Das Porto tragen selbstverständlich wir.

 

Warum eine Zahlungserinnerung von Delfinax?

1. Sie haben weniger Arbeit. Wir versenden nicht nur die Zahlungserinnerung und bearbeiten die Rückmeldungen Ihrer Kunden, sondern überwachen auch die Zahlungs-
eingänge und erstellen die Abrechnungen für Sie.  

2. Unsere Erfahrung zeigt: wenn der Kunde sieht, dass der Fall bereits an ein Inkassobüro übergeben wurde, nimmt er die Zahlungsaufforderung ernst und seine Motivation zur Zahlung steigt.

3. Nach dem kaufmännischen Mahnverfahren können wir den Druck auf zahlungsunwillige Kunden unmittelbar mit der Einleitung des Inkasso Verfahrens erhöhen, ohne Zeit zu verlieren zwischen der Zahlungserinnerung und 1. Mahnung.

Wenn die Zahlung nach 10 Tagen nicht geleistet worden ist, leiten wir das Inkasso Verfahren mit der 1. Mahnung ein.

Delfinax Vorteile

Kaufmännisches Mahnverfahren bei Delfinax
immer inklusive und ohne Mehrkosten für Sie

Nach der Forderungsübergabe übernimmt Delfinax die Kunden Korrespondenz, Zahlungs-
überwachung und Abrechnungserstellung

verschiedene Payment Lösungen (PayPal,
Sofort-Überweisung, Lastschriftverfahren)
erleichtern die Zahlung für den Kunden

Komfort Optionen

Individuelle Zahlungserinnerung: verändern Sie
das Schreiben hinsichtlich Ansprache, Tonfall,
Inhalt und Informationsgehalt nach Ihren
Vorstellungen   

Rechnung mitschicken: bei der Zahlungs-
erinnerung oder 1. Mahnung übermitteln
wir auf Wunsch erneut Ihre Rechnungen


Phase 2

Inkasso schriftlich & telefonisch

Wenn der Kunde nicht zahlt?

Nach Verstreichen der 10tägigen Frist von der Zahlungserinnerung oder, direkt nachdem Sie Ihre Forderungen hochgeladen haben und kein kaufmännisches Mahnverfahren wünschen, senden wir dem Kunden die 1. Mahnung. Wenn eine aktuelle E-Mail Adresse vorliegt, senden wir die Mahnung zunächst per E-Mail mit einer Zahlungsfrist von 5 Tagen und ggbfs. 8 Tage später nochmal per Post.

Wir haben die Fristsetzungen eingehend getestet und analysiert, dass eine längere Zahlungsfrist dazu führt, dass die Mahnung beiseitegelegt und vergessen wird. Außerdem senden wir dem Kunden zu jeder Mahnung noch eine SMS, um ihn auf unser Schreiben und das dringliche Anliegen aufmerksam zu machen.

Sollten wir nach 10 Tagen keinen Zahlungseingang verzeichnen können, beginnen wir mit dem Telefon Inkasso. Über einen Zeitraum von 14 Tagen rufen wir den Kunden an verschiedenen Wochentagen und zu verschiedenen Tageszeiten an. Im persönlichen Gespräch überzeugen unsere Mitarbeiterinnen den Kunden von der Berechtigung der Forderung, klären ihn über mögliche Konsequenzen einer Zahlungsverweigerung auf und bieten im Falle von Zahlungsschwierigkeiten Lösungen an, wie zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung. Wenn wir den Kunden während des Telefon Inkassos nicht erreichen, versenden wir erneut SMS, um ihn von der Dringlichkeit der Situation und einem Gespräch zur Klärung zu überzeugen.

Wenn der Kunde nach Ablauf der 14 Tage keine angemessene Zahlung getätigt hat, senden wir eine 2. Mahnung, auf die nach Ablauf der Zahlungsfrist weitere 14 Tage Telefon Inkasso folgt. Der gleiche Ablauf wiederholt sich in der 3. Mahnstufe, mit einer 3. Mahnung und anschließend wieder 14 Tage Telefon Inkasso.

Delfinax Vorteile

optimaler Workflow mit 3 Mahnstufen
basierend auf langjähriger Erfahrung

Balance zwischen regelmäßigen
Zahlungsaufrufen und fairen
Fristsetzungen

Kommunikation mit dem Kunden via
Post, E-Mail, Telefon und SMS

verschiedene Payment Lösungen (u.a. PayPal,
Sofort-Überweisung, Lastschriftverfahren)
erleichtern die Zahlung für den Kunden

ein lösungsorientierter & respektvoller Umgang
mit dem Kunden wird gewährleistetet durch
unsere erfahrenen Mitarbeiterinnen

Vereinbarung & Betreuung von
Ratenzahlungsvereinbarungen 

Komfort Optionen

Individueller Workflow: konfigurieren Sie zum
Beispiel die Anzahl der Mahnstufen, die Dauer
der Zahlungsfristen oder die Versandart für
Mahnschreiben

Individuelle Mahnschreiben: alle drei
Mahnschreiben können individualisiert 
werden auf Grundlage unserer Vorlagen
oder mit Ihren eigenen Texten 


Phase 3

Gerichtliches Mahnverfahren.

Wie geht es nach dem Inkasso weiter? 


Von Anfang an
persönlich betreut 

Service Leistungen

Service Leistungen

Unser Mandantenservice, 
persönlich und digital

Bei Delfinax bieten wir Ihnen nicht nur ein umfangreiches Leistungspaket, das Ihnen die umständliche Beauftragung von Einzelleistungen erspart. Wir wollen auch, dass Sie ab der Online-Anmeldung über die Forderungsübergabe bis zur Auszahlung einen reibungslosen Datenaustausch und eine einfache Kommunikation mit uns haben. Deswegen haben wir einen Mandantenservice konzipiert, der Sie einerseits persönlich betreut, andererseits digital abholt, sodass Sie den Inkasso Prozess leicht in Ihre internen Abläufe integrieren können.

Mandantenbetreuerin

Ab der Online-Anmeldung werden Sie von Ihrer persönlichen Mandantenbetreuerin betreut, die Sie durch die Anbindung auf der Delfinax Cloud bis zum Forderungsupload auf dem Delfinax Portal führt und über den gesamten Zeitraum bei Delfinax Ihre Ansprechpartnerin bleibt. Vor Ihrem ersten Forderungsupload geht Ihre Mandantenbetreuerin zum Beispiel die Übergabeliste mit Ihnen durch und überprüft die Vollständigkeit Ihrer Daten. Wenn Sie das Komfort Modul gewählt haben, hilft die Mandantenbetreuerin Ihnen natürlich auch mit der Konfiguration Ihrer Individualisierungswünsche.

Delfinax Portal & Cloud

Um einen effizienten Austausch von Daten und eine schnelle Kommunikation zwischen uns und Ihnen zu gewährleisten, stellen wir Ihnen zwei digitale Anwendungen zur Verfügung.

Das Delfinax Portal auf dem Sie:
  • jederzeit Ihre offenen Forderungen per Datei oder per Formular übergeben können 
  • Ihre Übergabehistorie einsehen und genau nachvollziehen können, wann Sie welche Forderungen ans uns übergeben haben
  • alle angelegten Kundenakten aufrufen und für jede Akte, die Gesamtforderung, die erhobenen Gebühren und geleisteten Zahlungen sowie alle Korrespondenzen zwischen uns und dem Kunden einsehen können 
Die Delfinax Cloud auf der Sie: 
  • alle relevanten Dokumente zum Download finden, wie die Übergabeliste oder die Schritt-für-Schritt Anleitung für den Forderungsupload 
  • mit Ihrer Mandantenbetreuerin chatten und einen gemeinsamen Kalender für Meetings benutzen können
  • ein To-Do Board haben, auf das unsere Mitarbeiterinnen Rückfragen posten, die bei der Bearbeitung Ihrer Fälle auftreten können 
  • monatlich Ihre Abrechnungen, Reportings und Feedback Dokumente einsehen und herunterladen können
     

Feedback & Reportings

Momentan überarbeiten wir unsere Website. Weitere Informationen zu diesem Thema folgen in Kürze.

 

ein kostenfreier Service für alle Mandanten,
unabhängig von der Modul Wahl

digitale Plattformen für den direkten Austausch
während des Inkasso Prozesses  

Alles an einem Ort: Rückfragen, Forderungsstände
und Erfolgsstatistiken

Auf einen Blick

Auf einen Blick

Unsere Leistungen & Konditionen im Standard- und Komfort Modul

Wir haben unser Angebot mit der Prämisse entwickelt, dass unser Standard nicht besser oder schlechter als unser Komfort Modul sein soll. Mit beiden Modulen erhalten Sie unsere beste Inkassodienstleistung und werden umfassend betreut.
Die Komfort Optionen sind für Mandanten gedacht, bei denen aufgrund der Kundencharakteristika ein Inkasso Verfahren mit individueller Ansprache benötigt wird.    

Auswahl zwischen Standard- und Komfort Modul
je nach Individualisierungsbedarf

keine Auswirkung auf Qualität der Dienstleistung
oder den Service Umfang

alle Konditionen hier auf einen Blick,
keine versteckten Kosten

Standard ModulKomfort Modul

Unsere Leistungen

Standard Modul

Komfort Modul


Komplettpaket von der Zahlungserinnerung
bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Kaufmännisches Mahnverfahren mit
individuellem Schreiben und 
Rechnungsversand.

Komplettpaket von der Zahlungserinnerung
bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Kaufmännisches Mahnverfahren inklusive.

Verschiedene Payment Lösungen (u.a. Lastschrift-
einzug, PayPal und Sofortüberweisung) bei jedem
Schreiben an den Kunden.

Individueller Inkasso Workflow mit individuellen
Mahnschreiben. Anzahl an Mahnstufen und
Zahlungsfristen können u.a. konfiguriert werden.
Standardschreiben können angepasst und
eigene Texte übernommen werden.

Inkasso Workflow mit 3 Mahnstufen und
jeweils 14 Tagen Telefoninkasso. 

Versandart Ihrer Wahl für Mahnschreiben
und unbegrenzte SMS-Erinnerungen.
Kundenanrufe an verschiedenen
Wochentagen & außerhalb der
Geschäftszeiten.

Mahnversand per E-Mail und Post mit zusätzlichen
SMS-Erinnerungen. Kundenanrufe an verschiedenen
Wochentagen und Tageszeiten.

Beratung zur Titulierung von Forderungen.
Beantragung von Mahn- & Vollstreckungs-
bescheiden. Langzeitüberwachung und
Einleitung von Vollstreckungsmaßnahmen. 

Unser Service

Eine einfache Anbindung begleitet von Ihrer
persönlichen Mandantenbetreuerin. Schritt-für-
Schritt Anleitungen bis zum Forderungsupload.

24/7 eigenständiger Forderungsupload auf dem
Delfinax Portal mit unbegrenzter Anzahl an
Forderungen. Kostenlose Prüfung von Kunden-
adressen. Kundenakten und Bearbeitungsstand
jederzeit einsehbar.

Datenaustausch und Kommunikation während
des Inkasso Ablaufs über die Delfinax Cloud.

Monatliche Auszahlungen und Reportings mit
Erfolgsstatistiken. Regelmäßige Feedback-
und Beratungsgespräche.

Unsere Konditionen

Keine Set-up oder Grundgebühren. Kein Mitgliedsbeitrag. Keine Mindestvertragslaufzeit. 
Jederzeit kündbar.

Keine Nicht-Erfolgs-Pauschale.
4% Provision bei Erfolg 

Keine Nicht-Erfolgs-Pauschale.
100% Auszahlung bei Erfolg